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子どもが持ち帰るプリントや作品をデジタル化で整理、家族で共有してみる

我が家の奥様はパソコンやスマートフォンなど、デジタル系がちょっと苦手です。苦手とは言え、こんなことしたら便利なんだって! という情報網は広く持っている奥様。僕もそんなに得意というほどではないのですが、家事としてはデジタル系は僕、という分担になっていますので、発案は奥様、やるのは僕、というムチャ振りもよくあります。今回も、長期休み前の中、思いつきのリクエストが発生しました・・

「学校のプリントや記念になる作品をデータ化して整理して!」

そうです、このプリント問題。我が家にはムスコとムスメ、二人の小学生がいますが、この子どもたちの持ち帰ってくるプリントの数が、結構な量なのです。しかも、なかなか整理ができない。これまでも箱に溜めてみたり、ポケットラックにそれぞれの名前をつけて差してみたり、専用の引き出しに入れてみたり、様々な方法を試しましたが、結局、どれもイマイチ。しかも、かさばるし、溜まってしまうと分類するのも大変。そこで奥様から「デジタル化して整理すれば、場所も取らないしスマホで見られるし、後から思い出を見返すのも、将来子どもたちに渡してあげるのも簡単なんだって!」という提案が出たわけです。

クリアしたい課題は、おおむねこのようなことです。
1.インフルエンザ流行中! といった、一度目を通せばよいものはデジタル化してまとめる。
2. イベントの参加申し込み書や教材の購入申込書など、一部を切り取って提出し、後日のスケジューリングが必要なものは即時対応後に奥様と僕で共有する。
3. クラスだよりなど、持たせるものや行事のスケジュールが記載されているものも奥様と僕で共有。
4. 作文やテストの回答、画用紙に書かれた詩など、記念に取っておきたいものは、ムスコとムスメのためにデータを保存。

 

1. インフルエンザ流行中!といった、一度目を通せばよいものはデジタル化してまとめる。

「インフルエンザ流行中なので手洗いをこまめに」とか「渡り廊下の工事を行います、児童に危険のないよう細心の注意をはらいます」といった、一度目を通して、ああそうなんですね、と納得したら、特に何のアクションも必要なく、後から見返す必要もないプリント類、結構あります。こんなこと言ったらいけないのかも知れませんが、小学校のプリントの大多数がこのタイプ。これは、まあ簡単。ただ無心にスキャンして、PDF形式でリビングの共有パソコンのハードディスクに作ったフォルダーに放り込んでいくだけ。
見返すことはないとは言え、保存したらすぐに紙のプリントの方は捨ててしまいますから、パソコンにめったに触らない奥さんがいつでもスマホで見られるように、Dropboxというクラウドサービスを使うことにしました。ハードディスクの中に作ったフォルダーにファイルを入れれば、同時にクラウドに同期できるのが簡単ですし、奥様のスマホにもDropboxのアプリをインストールしてあるので、そこから「新規追加」のタブをチェックすれば、僕が新しいファイルをフォルダーに入れたことがわかります。僕はスキャンする時にプリントの内容をチェック、奥様が内容を見て、もう不要だと思ったら削除してもらうことにしました。

フォルダーは月別に分けました。ほんとうならもっと細かく、週ごとくらいに分けたほうが良いのでしょうが、僕はあいにくそこまでマメに作業ができるタイプではありません。なので、月ごと。スキャンデータに自動的に日付が入るように設定すれば、まあまあいつのプリントかはわかります。

ちなみに、スキャナーをこれからプリントなど紙ものの整理のために購入するなら、フラットベッドスキャナーではなく、スキャンしたい紙をまとめてセットすると、表と裏を同時にスキャンしながら紙送りをしてくれるページスキャナーが断然おすすめです。プリントの場合、そんなに複数枚数をスキャンすることもなく、せいぜいB4二つ折りを真ん中で切って2枚=4面をスキャンする程度ですが、ノートなどの紙束でも自動的にスキャンができます。作業がラクですし、ムスコがぐちゃぐちゃに丸めてランドセルに詰め込んできたしわくちゃのプリントも、比較的きれいにスキャンできますよ。プリンターにフラットベッドスキャナーがついているものを持っている、という方が多いとは思いますが、まとめてスキャンするにはあれだと時間もかかるし、作業がけっこう面倒。日課的に「家事」として作業を行う必要があるのですから、新規に1台用意されても損はしないと思います。

2. イベントの参加申し込み書や教材の購入申込書などは、切り取って提出の準備をし、スケジューリングが必要なものは奥様と僕で共有する。

イベントの参加申し込み書や教材の購入申込書など、提出が必要なプリントは、それなりに手数が必要。なにしろ「提出」という重要なタスクが存在するからです。まずスキャンして、PDF形式のデータをさっきの月別フォルダーに保存し、奥様と共有します。提出する部分に記入し、切り取って、必要ならお金などを添えて提出の準備をして、提出日にムスコまたはムスメの連絡袋に入れます。
そして、キッチンのカレンダーに予定を記入して、僕と奥様でスケジュールを共有できるようにしました。この部分はアナログですね。
なぜわざわざ、提出の準備をする前にスキャンしておくかというと、小学生は「提出してね」と渡したものを失くしてしまう、という事故が頻繁に起こるためです。また、どういうわけか提出するための準備をしておいたものが、提出日になると「あれ〜、ないよ!! どこいった??」ということも起こります。さすがにお金を入れたものは気をつけているのでめったに失くさないのですが……。まあ、そんなとき、切り取る前の状態のデータを保管しておけば、家のプリンターでプリントアウトして再度記入しなおせばOK。イマドキのプリンターはWi-Fi接続のプリンターなので、奥様のDropboxのアプリからもプリントできます。慌ただしい朝には、探すよりそのほうが手っ取り早いですからね。

3. クラスだよりなど、持ち物や行事日程が記載されているものは共有し、データを保存しておく。

クラスだよりや行事予定表、移動教室のお知らせなど、持ち物や行事日程が記載されており、なおかつ実行日や開催日がプリント配布日以降1ヶ月〜約1年先になる類のプリントもあります。以前だったら、冷蔵庫に貼っておいたようなタイプのプリントですね。2と同様、スキャンデータをフォルダーに入れて共有し、スケジュールと持たせるものをカレンダーにも書き込み。うちは結構カレンダーに書くことが多いな……書き込み余白が多く取ってあるカレンダーが便利です。

4. 作文やテストの回答、画用紙に書かれた詩など、記念に取っておきたいものは、ムスコとムスメのためにデータで保存。

僕の実家はマンションだったこともあり、学校から持ち帰った絵や古いノートなどは、気がついたら全て処分されていました。それが当たり前だと思っていたので、特になんとも思っていなかったのですが、結婚して九州の奥様の実家に行ったとき、倉の中に奥様の幼稚園時代からの膨大な絵や工作、日記やノートが全て保管されているのを見て、ちょっとうらやましくなりました。できることなら、子どもたちの作品やノートを全部保管しておきたい! でも、現在の住まいもまた、都会のマンションです。保管できるようなスペースを確保するのは難しいという現実。
これはスキャンデータを、他のデータとは別の場所に保存することにしました。とりあえずはパソコンのハードディスクの中、ムスコとムスメそれぞれの名前をつけたフォルダーに保存しました。でも、このままだと将来的に「分ける」となった時に不便だなあ、とは思っています。ゆくゆくは膨大な二人の写真データや動画のデータ、そしてこういうスキャンデータもひっくるめて、子どもたちそれぞれの外付けハードディスクに保存して、独り立ちする時に「じゃあこれ」と渡してやりたいな、と思ってはいますが、それはまた、おいおいやりましょう。

子どもの写真や作品に限るなら、一般のハードディスクとちがってパソコン不要で扱いやすい「おもいでばこ」のような家族向けの写真専用のデジタルフォト・アルバムと呼ばれる機器もありますね。

やってみれば簡単、デジタル化

気がついたのは、デジタル化の作業ってかなり面倒だと億劫になっていたのですが、基本はスキャンと、フォルダー保存だけだということ。 ほとんどのところは、ただ「置いてあるプリンターを見つけたらスキャンする、という習慣をつければほぼ済んでしまいます。もしかしてこれは「デジタル整理したい」って話を口実にして、奥様が僕の家事分担を作ろうとしていた作戦なのでは……まあ、プリントを冷蔵庫に貼り付けとくよりは、部屋もキレイになるし、いいか!

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