ビジネス

制作会社の周辺機器事情 第4回

複合機でスキャンしたデータを共有するならNASの活用がおすすめ

こんにちは。カメラマンの早川です。紙のカタログやチラシ、手書きの資料や企画書などをスキャンして社内で共有したいとき、いろんな方法がありますよね。最近のネットワークに対応したオフィス向けの複合機だと、例えばデータをメールで送ったり、USBメモリーなどの記憶媒体に入れて渡す方法がありますが、意外と手間もかかって面倒です。また、指定のパソコンのフォルダーに送ることもできますが、パソコンの電源を常にONにしていなければならないのも気になります。
そんなときにまたひとつNASの活用法として提案したいのが、複合機でスキャンしたデータの保存先をNASにすること。今回の「制作会社の周辺機器事情」は、スキャンデータの転送先にNASを選んだ理由を紹介します。

NASの導入でスキャンしたら自動で共有できる

NASが導入される前は、複合機で各自のパソコンを宛先に選んで、スキャンデータを送信していました。各自のパソコンに転送されるので、スキャンしたデータを共有したい場合は、共有したい相手にメールで送る必要がありました。NASを導入したことで、スキャンデータをNASに送信して、そのまま共有できるようになり、お互いにスキャンデータを見ながら内線で打ち合わせができます。

NASに保存用のフォルダーを作る

設定は意外と簡単。まずは、NASの設定画面を開いて、新しくフォルダーを作成します。あとで複合機側で送り先に指定するので、わかりやすい名前がおすすめです。

複合機の宛先にNASを登録

NASのフォルダー作成が済んだら、次は複合機の設定に参りましょう。(NASと複合機が同一のネットワーク上にあることを、あらかじめご確認ください)
複合機の設定画面で、スキャンデータの保存用に作成したフォルダーを宛先に登録します。

スキャンデータはNASに送信

複合機に原稿をセットして「スキャンして送信」を選んだら、アドレス帳で作成したNASの宛先を指定して「スタート」。これで、スキャンデータがNASに送信されて共有できます。

こんな感じで、スキャンしたデータはネットワークにつながったパソコンで共有できます。

アドレス帳を使って複数のフォルダーを使い分けるのもおすすめ

「雑誌のスクラップ用」や「参考資料用」など、NASにフォルダーを作成して複合機のアドレス帳に登録しておけば、用途別にスキャンデータをアーカイブしていくこともできますね。スキャンデータを共有フォルダに保存するという簡単なことですが、実際に使ってみると意外に便利ですよ。

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